Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Valkomedia Oy (Y-tunnus: 2360847-3)
Sähköposti: info@grundi.fi

2. Rekisterin nimi

Grundi-palvelun käyttäjärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelun tuottaminen ja käyttäjätilin hallinta
• Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakasviestintä
• Palvelun kehittäminen ja laadun varmistaminen
• Laskutus ja maksujen käsittely
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käsittelyn oikeusperusteena on sopimussuhde (palvelun käyttöehdot), oikeutettu etu (palvelun kehittäminen) sekä lakisääteiset velvoitteet (kirjanpitolaki).

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

• Perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yritystiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite
• Käyttötiedot: kirjautumistiedot, palvelun käyttöön liittyvät lokitiedot, IP-osoite
• Palveluun syötetyt tiedot: projektitiedot, tuntikirjaukset, asiakas- ja yhteyshenkilötiedot, laskutustiedot, dokumentit
• Tekniset tiedot: selain- ja laitetiedot, evästeet

5. Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääasiassa käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen ja palvelun käytön yhteydessä. Yritystietoja voidaan täydentää julkisista rekistereistä (esim. YTJ).

6. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Palvelun tuottamiseen osallistuville alihankkijoille (esim. palvelinpalvelut, maksupalvelut)
• Viranomaisten vaatimuksesta lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

Palvelun teknisessä tuottamisessa käytetään alihankkijoita, joiden palvelimet voivat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia, ja siirrot turvataan EU:n hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

Käytössä olevat alihankkijat:

• Supabase Inc. (tietokanta ja autentikointi) — EU-palvelimet (Frankfurt)
• Vercel Inc. (hosting) — globaali CDN, GDPR DPA
• Resend (sähköpostipalvelu) — GDPR DPA

7. Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjällä on aktiivinen tili palvelussa. Tilin poistamisen jälkeen henkilötiedot poistetaan 90 päivän kuluessa, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä (esim. kirjanpitolain mukainen 6 vuoden säilytysaika laskutustiedoille).

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• Vaatia virheellisten tietojen oikaisua
• Vaatia tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Rajoittaa tietojen käsittelyä
• Siirtää tiedot toiseen järjestelmään (tietojen siirrettävyys)
• Vastustaa tietojen käsittelyä
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi)

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen info@grundi.fi. Vastaamme pyyntöihin 30 päivän kuluessa.

9. Tietoturva

Henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin pääsy on rajattu vain henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tiedonsiirto on suojattu TLS-salauksella. Salasanat tallennetaan hajautettuina (bcrypt). Palvelun käyttöä valvotaan lokitiedoilla.

10. Evästeet

Palvelu käyttää välttämättömiä evästeitä käyttäjäistunnon ylläpitämiseen ja autentikoinnin turvaamiseen. Nämä evästeet ovat teknisesti välttämättömiä palvelun toiminnalle. Analytiikkaevästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan palvelun kautta tai sähköpostitse. Suosittelemme tarkistamaan tämän sivun säännöllisesti.

12. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä:
Valkomedia Oy
info@grundi.fi